Simple Einkaufsprozesse waren gestern. Heute agieren Einkaufsteams in globalen Strukturen, unternehmensweit und darüber hinaus, um eine wettbewerbsfähige Lieferantenbasis zu identifizieren. Neue Produkte, unbekannte Fertigungsverfahren und zunehmende Produktionsverlagerungen verlangen von Beschaffungsteams Know-how im Produktionsprozess. Immer mehr Unternehmen binden ihre Lieferanten und den Einkauf gezielt in die Produktentwicklung ein, weil sie Wissen aufbauen und den Kostenaspekt in der frühen Phase der Produktentstehung berücksichtigen wollen. Um Einsparpotentiale mit dem Lieferanten zu identifizieren und Zielkosten zu ermitteln, sind transparente Produktkosten inklusive Benchmarks zwingend notwendig.
Aus unserer Sicht gibt es 7 einfache Schritte, mit denen Beschaffungsorganisationen ihren strategischen Einkaufsprozess (Value Sourcing) zum Erfolg führen und ihren Wertschöpfungsanteil steigern.
Schritt 1: Lieferantenselektion beschleunigen
Aus der Produktentwicklung kommt die Anfrage für ein neues Bauteil. Für den Einkauf beginnt der Prozess der Lieferantenselektion: Gibt es solche Produkte am Markt? Welche meiner Lieferanten hat ähnliche Produkte designt und könnte für die Produktion infrage kommen? Wie waren bisherige Preise? Wie komme ich zu meiner Kalkulation?
Die Herausforderung liegt in der Suche nach Daten, die Antworten liefern. Dabei gilt es eigene und teils veraltete Ordnerstrukturen zu durchsuchen, Daten zu filtern und sich abteilungsübergreifend auszutauschen. Durch datenbankbasierte Suchabfragen mit unternehmensweit gültigen Daten sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen und schaffen eine solide Basis für den zweiten Schritt.
Schritt 2: Mehr Sicherheit durch valide Daten für die Kostenkalkulationen
Um Zielkosten zu ermitteln, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Greenfield-Ansatz mit validen Benchmarkdaten oder
- Brownfield-Ansatz mit den aus vergangenen Lieferantenangeboten, in Audits, Lieferantenbesuchen und gemeinsamen Workshops erhobenen Daten.
Die Datenbasis ist entscheidend. Die Daten müssen valide sein und dem Vergleich mit der realen Lieferantensituation standhalten. Es geht um Aktualität insbesondere in Bereichen, die hohen Schwankungen unterliegen wie Materialpreise, teilweise Löhne und Maschineninvestitionen. So können Einkaufsteams sicherstellen, dass veränderte Rahmenbedingungen in der begleitenden Überprüfung der Zielkosten berücksichtigt werden.
Schritt 3: Kosten von Fertigungsverfahren mit Kostenmodellen einfacher bewerten
Unternehmen, die nach Potenzial zur Kostenoptimierung suchen, setzen immer häufiger auf alternative Fertigungsmethoden. Für möglichst belastbare Aussagen werden in der Regel Modelle verwendet, die eine realistische Annäherung an tatsächliche Fertigungszeiten ermöglichen. Sie berücksichtigen aktuelle Entwicklungen in der Fertigungstechnik und ermöglichen die Betrachtung von Alternativen auf Basis von Fakten – auch in Fällen, in denen die konkrete Technologie nicht im eigenen Hause vorkommt oder keine Expertise und Erfahrung gesammelt wurden. Die Einkaufsabteilung kann auf dieser Basis mit dem Lieferanten Optionen diskutieren und entwickeln, die ggf. zu deutlichen Optimierungen der Kosten sowie Investitionen über die Lebenszeit eines Produkts führen können.
Die Kostenbewertung wird optimiert, wenn es immer mehr Standards in der Kostenrechnung gibt. Digital verfügbare Kostenmodelle unterstützen die standardisierte Kalkulation, wenn bspw. komplexe Fertigungsverfahren unternehmensweit von vielen Beschaffungseinheiten verwendet werden sollen.
Schritt 4: Vergleichbarkeit herstellen - Berechnungsmethoden konsequent standardisieren
Das Aufsetzen eines Planungs- bzw. Produktionsprozesses erfordert es, verschiedene Szenarien und verschiedene Lieferanten unter verschiedenen Prämissen vergleichen zu können. Der Vergleich in standardisierter Form stellt die Grundlage, um faktisch richtige Schlussfolgerungen ziehen zu können. Eine einheitliche Kalkulationsmethodik stellt sicher, dass jegliche berechnete Einkaufs- und Kostenszenarien in derselben Art und Weise erfolgen können und wiederholbar sind - unabhängig vom Lieferanten, Kalkulator, Zeitpunkt und Standort. Ohne Standards in der Kostenrechnung können Potenziale zur Kostensenkung nicht sicher identifiziert und adressiert werden.
Schritt 5: Verlässliche Werte für das Target Costing ermitteln und erreichbare Zielpreise kalkulieren
Für die Zielpreiskalkulation können unterschiedliche Ansätze wie Top-down, Bottom-up oder Target Costing verfolgt werden.
- Top-down Target Costing ermöglicht bereits in einer sehr frühen Phase der Produktentwicklung, ambitionierte und dennoch realistische Zielgrößen zu definieren. Diese können durch die verschiedenen Unternehmensbereiche verfolgt werden. Top-down Targets stellen sicher, dass Produkte in einem Rahmen entwickelt werden, die wirtschaftlich tragbar sind.
- Das Bottom-up Target Costing ermittelt ebenfalls in einer frühen Phase der Produktentwicklung mit bekannten Parametern, welche Kosten für Baugruppen und Komponenten zu erwarten sind. Dadurch zeigt sich ein Spielraum, der ausgeschöpft werden kann für die rentable Produktion eines Bauteils.
Für den Einkauf und das Cost Engineering gewinnen beide Verfahren an Bedeutung, da sie – je nach Branche – zwischen 60 und 85 Prozent der Wertschöpfung eines Produkts ausmachen. Je früher eine Einbindung der Beschaffungsorganisation stattfindet, desto höhere die Wahrscheinlichkeit, dass die gemeinsam definierten Ziele auch erreichbar sind.
Schritt 6: Fortschritte erzielen und Kostensenkungsmaßnahmen intern sowie mit den Lieferanten ermitteln
In der Regel wird es Abweichungen zwischen den definierten Kostenzielen und den aus der Lieferkette zurückgemeldeten Angeboten geben. Solche Abweichungen können an allen Stellen der Lieferkette verursacht werden, z. B. bei der hausinternen Fertigung oder auch beim Zulieferer des Lieferanten.
Während des Produktentstehungsprozesses können diese Lücken mit geeigneten Maßnahmen adressiert und idealerweise geschlossen werden. Die Bandbreite reicht von technischen bis zu kaufmännischen Maßnahmen, die zur Erreichung der Ziele beitragen können.
Wie Unternehmen die Herausforderungen in der Zielkostenrechnung überwinden können, zeigt unser Webinar-Video Meet Your Target Costs and Increase Your Margin with Effective Design-to-Cost.
Die strukturierte und für alle nachvollziehbare Herangehensweise an die Sammlung, Bewertung, Umsetzung der Maßnahmen ist ein zentrales Merkmal für Einkaufs- und Cost Engineering Teams. Über Härtegrade der definierten Maßnahmen können zusätzlich Kostenanalysen und Simulationen durchgeführt werden, welche die Bandbreite der möglichen Kostenoptimierung ermittelt und frühzeitig eine Indikation über die Erreichbarkeit der Kostenziele liefert.
Schritt 7: Effizienz erhöhen mit automatisierten Reports und Workarounds
Im Cost Engineering – dem Gesamtprozess der Kostenstrukturanalyse – sind gleichermaßen Unternehmensbereiche, unterschiedliche Stellen bei Lieferanten und weitere Teilnehmer der Lieferkette beteiligt. Die Gruppen müssen zeitnah und verständlich über den jeweiligen Stand der Kosten und Optimierungsvorhaben informiert werden.
Informationswege können durch Prozessautomatisierung effizienter umgesetzt werden: Zum Beispiel Kalkulationen, die sich aus der Kalkulationslösung per Knopfdruck versenden lassen oder ein Variantenmanagement integrieren, das allen Beteiligten von der R&D Abteilung bis zum Einkäufer eine nachvollziehbare Kostenentwicklung gewährleistet.
Source: Costing Reports umlaut (FACTON Partner)
Reporting-Mechanismen stellen zentrale Informationen einer Kalkulation bereit und vereinfachen die reaktionsschnelle Berichterstattung. Schnittstellen zu gängigen Reporting-Tools wie Tableau oder Power BI ermöglichen zudem personalisierte Dashboards und funktionsübergreifende Berichte. Die Transparenz ermöglicht es, Bedenken bei zu vereinbarenden Maßnahmen frühzeitig zu adressieren und auszuräumen.
Mit einer globalen und kooperativen Strategie und der passenden Softwareumgebung für das Should Costing können Potentiale über alle Wertschöpfungsstufen erschlossen werden.
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