Jedes Unternehmen möchte Produktkosten und Projekte im Vorfeld richtig kalkulieren und Preise auf optimalem Niveau ansetzen. Um Kosten zu berechnen und Angebotspreise an Kunden zu übermitteln, kommen häufig Tools wie Tabellenkalkulationsprogramme zum Einsatz. Ich selbst bin von Spreadsheets und deren einfacher Bedienbarkeit sowie den vielen Funktionalitäten überzeugt. Die Dateneingabe erfolgt intuitiv, das System ist flexibel und in nahezu allen Anwendungen ist man schnell produktiv. Aber sind Datenblätter für die unternehmensweite Zusammenarbeit bei Produktkosten geeignet?
Eignen sich Programme wie Excel für Produkt- und Preiskalkulationen?
In Kundensituationen sehe ich häufig Tabellen mit zahlreichen Datenblättern, ungeschützten Zellen, manipulierbaren Formeln und unzähligen Verknüpfungen. Das birgt Fehler im Kalkulationsprozess. Ich sehe Stammdaten, die lokal in einzelnen Tabellenblättern abgelegt sind und deshalb eine Aktualisierung über sämtliche Kalkulationen entweder unmöglich machen oder zu einem hohen manuellen und fehleranfälligen Aufwand führen.
Kostenkalkulationen in Spreadsheets sind nicht per se fehlerhaft. Aber an kritischen Punkten kann man festmachen, dass automatisierte Kalkulationstools deutlich verlässlicher und effizienter für die Kosten- und Preiskalkulation sind.
Welche Vorteile hat eine Kalkulationssoftware?
Aus meiner Sicht gibt es 9 Gründe, die für eine standardisierte Kalkulationssoftware anstelle von einfachen Dateien für die Produkt- und Preiskalkulation sprechen.
1. Nachvollziehbare Kalkulationsprozesse ohne Medienbrüche
Mit einem Kalkulationstool können Fertigungstechnologien sowie kundenspezifische Anforderungen direkt im System abgebildet werden. Cost Engineers kalkulieren die einzelnen Arbeitsschritte ohne manuellen Datentransfer schnell und sicher. Im System können Kosten- und Produktdaten den Verantwortungsbereichen zugeordnet werden. Änderungen innerhalb der Berechnungsvorschriften können problemlos auf sämtliche Kalkulationen angewendet werden.
PFW Aerospace hat seine Produktkalkulation standardisiert, damit die einzelnen Abteilungen effizient agieren können. "Das Fehlerpotenzial ist naturgemäß hoch, wenn mehrere Kollegen Berechnungen mit ihren eigenen Tabellenkalkulationen vornehmen [...].“ - Auszug aus der Case Study mit PFW.
Lesen Sie die Case Study hier.
2. Existierende Produktdaten in einer Anwendung nutzen
Ein globales Datenbanksystem für die Produkt- und Preiskalkulation sorgt dafür, dass Kalkulationsdaten in einheitlicher Art und Weise gespeichert werden. Es bietet die Möglichkeit, über standardisierte Schnittstellen weitere Lösungen der Unternehmens-IT wie ERP oder PLM anzubinden. So können aus Vorsystemen beispielsweise Material- und Maschinenstämme für die Kalkulation übernommen werden.
3. Massendatenpflege vereinfachen
Eine global eingesetzte Datenbank erlaubt ein zentrales Management der Stamm- und Bewegungsdaten. Damit werden weltweit einheitliche Daten für die Kalkulation herangezogen, was zu einer 100%-igen Konsistenz der Kalkulationen führt. Cost Engineers werden typischerweise für die Bearbeitung von Kalkulationen und nicht für das Sammeln und Zusammenfügen von Datensätzen geschätzt und angestellt.
„Excel ist keine Software für Teams und für eine gelungene Zusammenarbeit, Excel stellt keine Nachvollziehbarkeit her und Standardisierung und Typisierung sind mit dem Tool problematisch.“ – Auszug aus Studie Digitalisierungstrends in deutschen KMU
4. Handling großer Stücklisten (BoM)
Gängige Softwarelösungen für die Produktkalkulation erlauben das Arbeiten mit einer erweiterbaren Baumstruktur und gewährleisten eine Gesamtperspektive auf Produkte. Die Produkt- beziehungsweise Baugruppenstruktur ist dem Anwender − auch technisch weniger versierten Mitarbeitern − durch einen einheitlichen Aufbau vertraut.
Stücklisten mit 10 Positionen sind in Excel noch gut zu bewältigen. Je umfangreicher die Stücklisten jedoch werden, desto mehr lohnt sich der Einsatz eines Kalkulationstools.
5. Kostenentwicklung für Change Requests dokumentieren
Sind Preisänderungen in Kundensituationen nicht erklärbar, wird es schwierig, die Verhandlungen als gleichwertiger Partner zu führen. Wichtig ist es, eine einheitliche, transparente Kalkulationslogik durchweg sicherzustellen und dem Kunden mit konsistenten Daten gegenüberzutreten. Um diese Kostenentwicklung lückenlos zu dokumentieren, kommt mit einer Kalkulationssoftware auch eine automatisierte Versionierung zum Einsatz. Änderungen an Kalkulation bleiben so über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar.
6. Lifetime ab Produktentwicklung berücksichtigen
Sind die gültigen Kalkulationsparameter in einer Software definiert, können Kosten bereits ab dem Entwicklungsprozess gesteuert werden. Die Verknüpfung ermöglicht die Lifetime-Betrachtung für das Produkt. Diese lässt sich zu jedem Zeitpunkt, z.B. zusammen mit der Stückzahldefinition je Periode, umsetzen.
7. Produktportfolio und Mehrfachvergaben prüfen
Je mehr Produkte für ein Portfolio oder die Mehrfachvergabe geprüft werden, desto größer und komplexer sind die Datenmengen, die in einer Gesamtansicht verarbeitet werden müssen. Im Gegensatz zu Spreadsheets können Anwender in einer Kalkulationslösung die Kostenrechnungen für mehrere Einzelprojekte in einem Multiprojekt auf Knopfdruck verdichten und Kennzahlen zur Wirtschaftlichkeitsanalyse ablesen.
8. Flexibles Reporting für das Kostenmanagement
Die Auswertung von Kalkulationsdaten über eine zentrale Datenbank erlaubt eine umfassende Darstellung von Projektkennzahlen in unterschiedlichen Ebenen, z.B. nach Produkten, Kunden oder Standorten. Und das, ohne ein erweitertes Reporting-Tool einbinden zu müssen. Über Schnittstellen ist auch das Arbeiten mit BI-Tools wie Tableau oder Power BI möglich. Auf diese Weise können Kalkulationsdaten mit weiteren erfolgskritischen Geschäftsdaten verknüpft und dargestellt werden.
9. Vergleich von Kalkulationen vereinfachen
Haben Sie schon einmal versucht in Excel komplexe Kalkulationen miteinander zu vergleichen und Ursachen u.a. für unterschiedliche Herstellkosten herauszufinden? Dann wissen Sie, welch manueller Zeitaufwand und welches Fehlerpotenzial dahintersteckt. In dem Unterschiede transparent dargestellt und markiert werden, liefert eine Kalkulationssoftware beim Kostenvergleich einen dedizierten Mehrwert.
Nutzerstudien zur Digitalisierung wie von Capterra zeigen, dass weiterhin viele Unternehmensprozesse mit Spreadsheets abgedeckt werden. Dabei ist die Zusammenarbeit mit einem automatisierten Tool effizienter und zeitsparender. Mit einer Kalkulationssoftware können insbesondere bei der Datenanalyse und Datenaufbereitung erheblich Ressourcen geschont werden. Zudem werden Potenziale bei der Kosteneinsparung und Erhöhung der Profitabilität aufgedeckt.
Erfahren Sie in unserem Leitfaden für Softwareanwender und Einkäufer, wie Sie in wenigen Schritten eine Softwarelösung für die Produkt- und Projektkalkulation auswählen.
